નોકરી કરવાનો અર્થ માત્ર સોંપેલું કામ પૂરું કરી પૈસા કમાવા જ નથી પરંતુ ઓફિસમાં એક છત નીચે કામ કરતાં અલગ અલગ લોકો સાથે તાલમેલ જાળવી રાખવો પણ અત્યંત જરૂરી છે. ઓફિસમાં તમારે દરેક પ્રકારનાં લોકો સાથે હળીમળીને કામ કરવું પડે છે. એમાં કેટલાંક સાથે વાતચીત કે વ્યવહાર રાખવો મુશ્કેલ પણ હોય છે. એ તમારા સહકર્મી પણ હોઇ શકે અને બૉસ પણ. પરંતુ એ પણ સાચું છે કે આપણે લાંબો સમય ઓફિસમાં વિતાવતાં હોઇએ ત્યારે એકલાઅટૂલા રહીને કામ પૂરું કરી શકતા નથી.
જો કે દરેક ઓફિસના તોરતરીકામાં નહીં પરંતુ ત્યાં કામ કરતી દરેક વ્યક્તિના આચાર-વ્યવહારમાં પણ ભિન્નતા હોય છે. ત્યારે પોતાને એ માહોલમાં ઢાળવાનું કયારેક મુશ્કેલ પડે છે. સારું ઓફિસ કોમ્યુનિકેશન તમારી ઘણી મુશ્કેલીઓ આસાન કરે છે. બધાં સાથે સારું કોમ્યુનિકેશન કેવી રીતે રાખશો?
સમયની પાબંદી
ઓફિસમાં નવા હો કે જૂના કોઇ પણ કર્મચારી માટે સમયના પાબંદ હોવું બહુ જરૂરી છે. કેટલીક વ્યક્તિની લેતલતીફ તરીકે જ ઓળખ હોય છે. સમયસર ઓફિસે ન પહોંચવું, મીટિંગમાં લેટ જવું અને દરેક બાબતે તર્ક-વિતર્ક કરવા એમની આદત હોય છે. આવાં લોકો પોતાના સહકર્મચારીઓ માટે હંમેશાં કાનાફૂસીનો વિષય બને છે અને તેઓને ખુદને જ નુકસાન થાય છે.
બોલચાલની રીત
પોઝિટીવ રહો અને ચહેરા પર સ્મિત રાખો. જો તમે આવો વ્યવહાર રાખશો તો તમે બધાંનાં માનીતા બનશો. તમારી મીઠી અને નિયંત્રિત વાણી તમારા સહકર્મચારીઓનું દિલ જીતી લે છે તો તમારાં કટુ વાકયો અન્યોનાં દિલને આઘાત પહોંચાડી શકે છે. દરેક ઓફિસમાં તમને એવાં કેટલાંક લોકો ચોક્કસ મળશે જે હંમેશાં કડવાશભર્યા અને ગલત શબ્દોનો ઉપયોગ કરતાં હોય. આવાં લોકો હંમેશાં પોતાને જ સર્વોપરી માને છે. આ કારણે જ કોઇ સહકર્મીની સફળતા પર પણ તેઓ પોતાની વાતોમાં ઝેર ઓકવાનું ચૂકતાં નથી.
બધાંને મહત્ત્વ આપો
એક જ ઓફિસમાં વર્ષો સુધી કામ કરનાર કેટલીક વ્યક્તિઓ પોતાને એટલી વધારે મહાન સમજે છે કે તેમને કોઇ જુનિયરની પ્રશંસા થાય તે ગમતું નથી. જો સીનિયર પોતાના જુનિયરને સારું કાર્ય કરવાની તક આપે, એનાં સારાં કાર્યોની પ્રશંસા કરે તો જુનિયર ચોક્કસ જ પોતાનાં સીનિયરને આદર, સન્માન આપશે. નાનાને મહત્ત્વ આપવાથી એમની નજરોમાં તમે સન્માનજનક સ્થાન મેળવશો અને તમારા પ્રત્યેનો એમનો વિશ્વાસ પણ મજબૂત થશે.
મોબાઈલનો સમજપૂર્વક ઉપયોગ
મોબાઈલને સાયલન્ટ મોડ પર રાખો અથવા રીંગટોન તમે સાંભળી શકો એટલો જ રાખો. તમારે કારણે અન્ય સહકર્મીને મુશ્કેલી પડવી ન જોઇએ. ખાસ કરીને તમે જયારે કોઇ કોન્ફરન્સ કે મીટિંગમાં હો ત્યારે મોબાઈલને સ્વીચ ઓફ કે સાયલન્ટ મોડ પર રાખવાનું ભૂલશો નહીં. જો તમારે કોઈની સાથે વાત પણ કરવી હોય તો એવી જગ્યાએ જઈ વાત કરો કે જયાંથી તમારી વાતચીતથી કોઇ ડિસ્ટર્બ ન થાય.
સારું પ્રેઝન્ટેશન
ઓફિસમાં માત્ર તમારો વ્યવહાર જ નહીં પરંતુ તમારી બોલવાની રીત પર પણ ધ્યાન આપો. એનાથી ઓફિસ મીટિંગમાં તમને પ્રેઝન્ટેશન આપવાની તક મળી શકે છે. સહકર્મચારી, કલાયન્ટ કે બોસ સમક્ષ કોઇ પ્રોજેકટ કે કામ સંબંધિત પોતાની રણનીતિ સમજાવવા માટે પાવર પોઈન્ટ સ્લાઈડ પ્રેઝન્ટેશન એક અકસીર કમ્યુનિકેશન માધ્યમ બની શકે છે. એના દ્વારા તમે વર્બલી અને વિઝ્યુઅલી બંને માધ્યમોનો ઉપયોગ કરી બધાંને ઇમ્પ્રેસ કરી શકો છો.
સંતુલિત વ્યવહાર
કેટલાંક લોકોને જરૂરત કરતાં વધારે બોલવાની આદત હોય છે તો કેટલાંક કર્મચારીઓ બોસ પાસે જતાં પણ ડરે છે. સ્વાભાવિક છે કે એમનો પ્રભાવ બહુ પડતો નથી. કેટલાંકને એવી ટેવ હોય છે કે બોસને બધાં ઇમેલ ફોરવર્ડ કરવા કે નાની નાની બાબતો માટે પણ બોસની કેબિનમાં દોડી જવું. આ બધી બાબતોનો એક અર્થ થાય છે કે તમે એમના માનીતા બનવાની કોશિશ કરી રહ્યા છો. એટલે ન શરમાળ વર્તન કે ન વધુ પડતાં વાચાળ બનવું જોઇએ.
મિત્રતાપૂર્ણ વર્તન
જો તમે બોસ હો તો કર્મચારીઓ સાથે મિત્રતાપૂર્ણ વ્યવહાર રાખો. સારા કામની પ્રશંસા કરો.બોસ હોવાનો રોફ ન જમાવો. જુનિયર સ્ટાફ પાસે કયારેક જઇ તેમનાં કામ જોઇ કોઇ સલાહ સૂચન આપો કે તેમનાં સારાં કામોની પ્રશંસા કરી તેમને પ્રોત્સાહિત કરો. મીટિંગ્સમાં કર્મચારીઓની સમસ્યા અને સૂચનો શાંતિથી સાંભલો સારાં સૂચનો માટે બધાંની વચ્ચે તેમના વખાણ કરવાનું ભૂલશો નહીં.
બોડી લેન્ગવેજની કમાલ
એવું કહેવાય છે કે કમ્યુનિકેશનમાં 50% ભૂમિકા બોડી લેન્ગવેજની હોય છે. જો ઓફિસ મીટિંગમાં તમે ખુરશી પર શરીરને પાછળની બાજુ કરી બેસતાં હો તો એનો અર્થ એ છે કે તમે પોતાને આ મીટિંગ કે વાતચીતથી અલગ રાખવાની કોશિશ કરી રહ્યાં છો. એટલે આવી મીટિંગમાં બોડીનો ઝુકાવ આગળની બાજુ રાખવાની કોશિશ કરો અને વકતા પર ફોકસ કરી તમારી હાજરીનો અહેસાસ કરાવો.
- વાતચીત દરમ્યાન હાથોને ક્રોસ રાખ્યા હોય તો આ મુદ્રા તમારો તનાવ પ્રગટ કરે છે.
- વારંવાર આંખ, કાન કે નાકને હાથ લગાડવો તમારું ધ્યાન ન હોવાનું દર્શાવે છે. પેન અને મોબાઈલ સાથે રમવું પણ આ જ બાબત દર્શાવે છે.
- સામેવાળા સાથે નજરોનજર મેળવી વાત કરવી તમારો આત્મવિશ્વાસ પ્રદર્શિત કરે છે.
- ખુરશી પર બેસી પગ હલાવવા પણ તમારું બેધ્યાનપણું દર્શાવે છે.
- ચહેરા પર સ્મિત હંમેશાં લોકોને તમારી તરફ આકર્ષિત કરે છે અને તમારી વાત ધ્યાનપૂર્વક સાંભળવામાં આવે છે તો તમારો તનાવપૂર્ણ ચહેરો લોકોને તમારાથી દૂર કરે છે.
ટિપ્સ - જો તમે સરળ ભાષાનો ઉપયોગ કરશો તો તમારા વિચારો, વાત અન્ય સુધી સહેલાઈથી પહોંચાડી શકશો.
- બહુ બધી સૂચનાઓ, જાણકારી એક જ લાંબા વાકયમાં જણાવવાથી ઘણી વાર સમજ પડતી નથી. સામેવાળી વ્યક્તિ પણ આ પ્રકારના કમ્યુનિકેશનમાં રસ ગુમાવી દે છે એટલે અલગ અલગ ટોપિકસ પર એક સાથે વાત ન કરો. ટૂંકાં ટૂંકાં વાકયો બોલો.
- એક અભ્યાસ અનુસાર બોલાયેલી વાતના માત્ર 30 ટકા જ આપણને યાદ રહે છે. બાકીની વાત આપણે ભૂલી જઈએ છીએ. ઇમેલ દ્વારા કમ્યુનિકેશન કરવું વધુ ઉપયોગી છે. પાછળથી જયારે જોઇએ ત્યારે એને રેફરન્સ તરીકે જોઇ શકાય છે.
- તમને જે ભાષામાં બોલતાં સરળતા પડે એ જ બોલો.
- ઓફિસ કોમ્યુનિકેશનમાં ગોળ ગોળ ભાષા કે વાતોનો ઉપયોગ જરા પણ ન કરો. એનાથી ખરાબ ઇમ્પ્રેશન પડે છે.
- ઓફિસ પોલિટિકસથી પણ દૂર રહો.
